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A solução link para Intranet Autárquica

A solução link para Intranet Autárquica, assente sobre a plataforma Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS 2007), é um valioso recurso e um instrumento eficaz como “porta de entrada” para acesso à informação, aos documentos e sistemas existentes na Autarquia.

Especialmente dirigida ao colaborador do Município, a Intranet Autárquica está estruturada como a sua “área de trabalho” e organizada em espaços informativos e colaborativos. Através da Intranet, o utilizador pode também aceder de forma fácil e centralizada aos serviços e sistemas da Autarquia, tais como o Sistema de Gestão Documental, sistema de Suporte ao Atendimento/CRM, ERP Autárquico, ou outros sistemas de informação departamentais.

Ao implementar uma Intranet, a Autarquia irá obter um conjunto de mais-valias, das quais podemos referir:

Gestão do conhecimento: o conhecimento adquirido pelos funcionários pode ser capturado, partilhado e distribuído para todo o “público interno” interessado nessa informação;
Colaboração: fácil criação de páginas e áreas especiais para projectos, ferramentas de suporte a comunidades e grupos de trabalho, geração de documentos de forma colaborativa, gestão de fluxos de trabalho, e disseminação das melhores práticas;
Ponto único de acesso: os colaboradores podem aceder a ferramentas e aplicações, documentos e outra informação corporativa, a partir de uma interface única.
Personalização: cada colaborador poderá ter a sua vista personalizada sobre a Intranet, de forma a que a sua “área de trabalho” tenha apenas a informação relevante para a sua actividade; esta vista personalizada pode ser definida pela organização, consoante a unidade orgânica ou perfil/função do colaborador, e pelo próprio colaborador;
Integração: as ferramentas de produtividade pessoal e comunicação, tais como a agenda, caixa de correio, e listas de afazeres do MS Outlook podem ser “embebidas” na vista personalizada que constitui a área de trabalho do colaborador; de forma similar, outra informação proveniente de diversos sistemas da Autarquia poderá ser integrada nesta vista;
Aumento de produtividade: a informação está centralizada, organizada e pode ser rapidamente encontrada através das funcionalidades de pesquisa; os colaboradores gastam menos tempo procurando informação ou respondendo a pedidos de informação de colegas, concentrando-se na sua actividade principal.

Fruto da experiência na implementação de Intranets em diversas autarquias, a link consulting idealizou e construiu sobre a plataforma MOSS2007 uma solução de Intranet “padrão” adaptada à realidade e à organização interna das Autarquias Portuguesas. Adicionalmente, a solução idealizada pela link consulting pode ser ajustável às necessidades e à organização interna específicas de cada Autarquia.

A figura abaixo apresenta um exemplo de Intranet Autárquica providenciada pela solução da link consulting.

Sobre as Funcionalidades Disponíveis

Página de entrada configurável: área de notícias, agenda de eventos, zona de links internos e externos, acesso a Aplicações da Câmara, lista “as minhas tarefas” (tarefas a executar no âmbito de tramitações electrónicas de processos, em sistemas tais como a gestão documental da Autarquia, Sistemas de Gestão Urbanística, etc.), acesso à agenda pessoal, e-mail e afazeres no Exchange, etc.. Os conteúdos e opções disponíveis na página de entrada podem variar de acordo com as funções e unidade orgânica do utilizador;
Páginas dos diversos Departamentos/Unidades Orgânicas da Autarquia;
Centro de Documentação: área de partilha de documentação de carácter geral à Autarquia, tal como Legislação, Documentação da Qualidade, Manuais de Procedimentos Internos, Regulamentos, Estudos, Planos, etc. (organizada de forma funcional ou temática);
Área de Serviços: acesso a requerimentos internos (marcação de férias, ajudas de custo, autorização de deslocações, pedidos ao economato, etc.), acesso ao Help-desk Informático, acesso a Alocação e Gestão de Recursos (salas, projectores, viaturas, etc.),
Área de Gestão de Conhecimento: Notícias internas, Divulgação de eventos, Links Úteis, Fóruns de Discussão, FAQs, Blogs e Wiki Municipal;
Áreas partilhadas de trabalho: acesso a micro-sites organizados por áreas funcionais (grupos de trabalho numa unidade orgânica) ou orientadas para suporte a projectos limitados no tempo, com total controlo de acessos;
Página de Utilidades: acesso a informação de carácter geral ou lúdico (ex. ementa da semana no refeitório, meteorologia, agenda cultural do município, farmácias de serviço);
Página do Colaborador: informação interna direccionada ao colaborador, obtida se possível por integração com os sistemas de informação dos Recursos Humanos, tal como as faltas e dias de férias do colaborador, dados biográficos, CV, posição na carreira, classificação de serviço, consulta de recibos de ordenado, consultas de vencimento, etc.;
Site Pessoal dos colaboradores: área de acesso pessoal, parametrizada e actualizada por cada colaborador, com conteúdos produzidos por este, tais como biografia, interesses, hobbies, fotografias, links úteis, documentos, blog pessoal, etc.;
Página de Indicadores: permite reunir e apresentar indicadores de gestão extraídos de diversos sistemas de informação da Autarquia;
Pesquisas: funcionalidades de pesquisa nos conteúdos da Intranet e pesquisa de pessoas;
Mapa do Site, gerado de forma automática a partir da estrutura de navegação.

A solução “padrão” da link consulting, em conjunção com a tecnologia MOSS2007, possibilitam a implementação rápida e a custos controlados de uma Intranet na Autarquia, trazendo claros benefícios a nível da produtividade dos colaboradores e da gestão do conhecimento da organização.