O e-Urban é uma solução de Automação de Processos para a Gestão de Urbanismo, baseada numa plataforma de workflow, que permite tramitar e controlar os processos administrativos da área do Urbanismo e Fiscalização.

As Câmaras Municipais têm como uma importante missão a gestão do território em todas as suas dimensões. O urbanismo assume, nesta missão, um papel de destaque. Os processos administrativos da Gestão Urbanística e da Fiscalização na área urbanística são processos complexos regidos por legislação própria, que têm grande relevo e visibilidade nas Autarquias. Devido à sua complexidade, estes processos tendem a ser demorados, e difíceis de gerir e controlar da forma tradicional (em papel), envolvendo sempre um grande volume de documentação. Surge portanto às Autarquias, a necessidade de implementar um sistema de informação que permita agilizar a tramitação destes processos e permita um maior controlo sobre o estado e os prazos dos processos (agora exigido também pela legislação que entrou recentemente em vigor). É a esta necessidade que o e-Urban visa dar resposta.

Especialmente adaptado às Autarquias, o e-Urban permite proceder à desmaterialização dos processos, efectuando o armazenamento, registo, consulta e tramitação dos processos de forma totalmente electrónica. O e-Urban integra-se com a solução de Gestão Documental da Organização para o armazenamento e consulta dos documentos do processo, com a solução de Gestão de Entidades ou CRM da Organização para consulta dos dados das Entidades envolvidas no processo, e com o sistema de informação geográfica para visualização de informação georeferenciada relevante para o processo. O e-Urban permite ainda a integração com o ERP autárquico, para o controle da receita, e garante a interoperabilidade com o Portal Autárquico da DGAL, no âmbito dos pedidos de parecer a Entidades externas à Autarquia (que deverão ser tratados electronicamente, de acordo com o novo RJUE).

Ao adoptar a solução e-Urban, a Autarquia irá obter um conjunto de mais-valias, das quais podemos referir:

• Menores custos, mais rapidez: ao oferecer a possibilidade de desmaterializar os processos administrativos do Urbanismo, o e-Urban permite a sua consulta concorrente e em locais geograficamente dispersos, diminuindo os custos e evitando os tempos mortos causados pela necessidade de transferência do processo físico entre os vários intervenientes na tramitação;
• Maior produtividade: o e-Urban fornece apoio à tramitação dos processos administrativos da análise urbanística e da fiscalização urbanística, guiando os colaboradores nas suas tarefas, automatizando tarefas se possível e diminuindo a probabilidade de erro humano. Adicionalmente, a capacidade de integração do e-Urban com outros sistemas de informação da Autarquia proporciona maior eficácia no trabalho diário dos colaboradores, uma vez que evita a obtenção/consulta/introdução manual de dados em vários sistemas dispersos;
• Melhor qualidade do serviço público: ao permitir à Autarquia saber facilmente e a todo o momento o estado do processo do munícipe, o e-Urban permite prestar mais e melhor informação ao munícipe quando este solicita esclarecimentos sobre os seus processos em curso. Para apoiar a Gestão da Organização, o e-Urban disponibiliza indicadores de desempenho dos processos (BAM – Business Activity Monitoring) para suporte aos processos de tomada de decisão e avaliação da qualidade do serviço prestado;
• Melhor eficácia dos serviços: ao dotar a Autarquia de ferramentas para identificar pontos de estrangulamento no desempenho dos processos, e informação para avaliar a qualidade do serviço, o e-Urban permite à Organização detectar a necessidade de optimizar os processos administrativos, redefinindo os fluxos de tramitação ou adaptando os recursos atribuídos a cada tarefa, com vista a melhorar a eficácia;
• Menores tempos de resposta ao munícipe: o e-Urban permite à Autarquia controlar proactivamente os tempos de tramitação dos processos, através de alertas e pontos de controlo, permitindo agir atempadamente para evitar atrasos, assegurar o menor tempo de resposta ao munícipe, e garantir o cumprimento dos prazos legais;
• Maior nível de satisfação dos munícipes, devido aos menores tempos de resposta da Organização e melhor qualidade do serviço prestado.
  
  A figura abaixo apresenta uma panorâmica da solução e-Urban e respectivo enquadramento com os outros sistemas de informação da Autarquia.

O levantamento da arquitectura de processos e da arquitectura da informação são essenciais para obter um resultado coerente e alinhado com os objectivos a atingir e com o que já existe na Organização em termos aplicacionais. Num projecto de implementação do e-Urban a primeira etapa é sempre este levantamento da arquitectura de processos e da arquitectura da informação. Na sequência (ou mesmo durante) este levantamento, poderá também ocorrer a optimização dos processos. Só a partir do momento em que se atinge uma definição dos processos de trabalho e da arquitectura de informação clara e reconhecida por todos os envolvidos se passa à implementação dos mesmos sobre o sistema de workflow.

Fruto da experiência de vários casos de sucesso na implementação de sistemas de informação nesta área, a link consulting conseguiu criar uma arquitectura de referência onde se apresentam os processos de negócio e a informação correspondente para garantir as operações relacionadas com urbanismo. Mais ainda, uma arquitectura que se encontra alinhada com o mais actual quadro regulamentar e regimes jurídicos que definem desde logo um conjunto de requisitos e restrições sobre os processos e a informação (ex. RJUE). A arquitectura de referência para o Urbanismo da link consulting descreve grupos lógicos de processos de negócio que evidenciam as melhores práticas operacionais no que concerne à tramitação dos processos de urbanismo, mas também a melhor forma de os coligir e gerir – ponto de vista informacional. Com este referencial e com o apoio dos nossos consultores especializados na área do Urbanismo, a tarefa de definir os requisitos de negócio fica facilitada, permitindo à organização estruturar os seus processos e a sua informação – pensar o seu negócio – de forma mais eficaz, beneficiando do know-how adquirido pela link no terreno.