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IPL implementa solução gestão documental edoclink
O IPL sentiu necessidade de implementar uma solução de gestão documental que permitisse registar o elevado volume de informação, acompanhar e controlar a sua circulação e apoiar na tomada de decisões. Após um período de análise do mercado, a escolha recaiu sobre a solução de gestão documental edoclink da Link Consulting.
Em 2010 o Instituto Politécnico de Leiria (IPL) completou 30 anos de existência. Presente nas cidades de Leiria (Campus 1, 2 e 5), Caldas da Rainha (Campus 3) e Peniche (Campus 4), assume como sua missão difundir o conhecimento, criar, transmitir e disseminar a cultura, a ciência, a tecnologia e as artes, a investigação orientada e o desenvolvimento experimental. O IPL é uma organização de âmbito nacional e parceiro empenhado nas dinâmicas de desenvolvimento da região de Leiria e Oeste, em que está inserido.
Com um volume superior a 50.000 registos por ano, 100 diferentes tipos de processos e mais de 15.000.000 tramitações por ano, o IPL sentiu necessidade de implementar uma solução de gestão documental que permitisse registar este volume de informação, acompanhar e controlar a sua circulação e apoiar na tomada de decisões. Após um período de análise do mercado, a escolha recaiu sobre a solução de gestão documental edoclink da Link Consulting.
Numa fase inicial foi analisada a melhor forma de parametrizar o edoclink de modo a dar resposta às necessidades específicas do IPL, nomeadamente tendo em conta o facto de estarem envolvidas 5 diferentes escolas e um conjunto de serviços comuns a todo o instituto. Durante esta fase foi ainda analisada a necessidade do edoclink se integrar com algumas aplicações já existentes no IPL, funcionando como repositório documental e dando suporte aos fluxos de aprovação para estas aplicações.
Após a fase de formação de utilizadores, iniciou-se no início do mês de Junho do ano passado o uso em produção do edoclink . Com um universo de utilizadores registados na aplicação superior a 6.000, a entrada em produção foi acompanhada por uma equipa mista composta por técnicos da Link Consulting e do IPL, permitindo iniciar com sucesso a utilização da solução de uma forma simultânea por todas as escolas e serviços do IPL.
